Een verouderd CMS, 893 pagina’s om te verhuizen en dagelijkse werkzaamheden die gewoon doorliepen. De contentmigratie van Alzheimer Nederland was ruim op tijd klaar. Zo ruim, dat er nog tijd overbleef voor extra optimalisaties.
Een kennisbron die miljoenen mensen raakt
Alzheimer Nederland zet zich in voor iedereen die met dementie te maken heeft. Hun website is een belangrijke kennisbron: voor mensen met dementie, mantelzorgers, professionals en donateurs. Het CMS waarop die website draaide, werd niet langer ondersteund. Alle content moest over naar een nieuwe versie. Geen luxeprobleem, maar een noodzakelijke stap om de website toekomstbestendig te houden.
Een migratie die je niet moet onderschatten
Een contentmigratie klinkt rechttoe rechtaan, maar dat is het zelden. Er moet worden bepaald welke content meegaat en welke niet. Stakeholders vanuit marketing, communicatie en techniek hebben elk hun eigen belangen. Tekst- en beeldcomponenten moeten er goed uitzien én werkbaar zijn voor webredacteuren. En ondertussen lopen de dagelijkse werkzaamheden gewoon door. Alzheimer Nederland wist: dit vraagt om een strakke projectaanpak.
Van contentmatrix...
De migratie werd projectmatig aangepakt, in heldere fases.
Contentmatrix als fundament
Alzheimer Nederland bepaalde welke content mee moest naar het nieuwe CMS. Die informatie werd samengevat in een overzichtelijke contentmatrix: een centraal document waarin per URL zichtbaar was wat er moest gebeuren en wat de status was. Dat werd het kompas voor de rest van het project.
Contentrichtlijnen voor consistentie
Wanneer meerdere mensen in hetzelfde CMS werken, is consistentie essentieel. Er werden heldere contentrichtlijnen opgesteld: afspraken over URL-structuur, alt-teksten, bestandsnamen en bestandslocaties. Zodat elke webredacteur op dezelfde manier werkt.
...tot livegang
Training en uitvoering
Een team contentmanagers kreeg eerst een CMS-training om de werkwijze in de vingers te krijgen. Daarna startte de daadwerkelijke verhuizing: content overzetten, de planning bewaken en alles nauwkeurig nalopen. Bij technische obstakels werd snel geschakeld met de juiste partijen.
Ruim voor de deadline klaar
De migratie liep zo voorspoedig dat er tijd overbleef. Die werd benut voor extra optimalisaties: pagina's opschonen, afbeeldingen beter bijsnijden, alt-teksten toevoegen en pdf's van logische benamingen voorzien.
"De samenwerking verliep super fijn. Het was top dat de projectleider zo proactief was en bijvoorbeeld ook actief meedacht over de inzet van haar tijd. Hierdoor kon zij zelfs nog extra werk verzetten."
Meer dan een verhuizing
- Resultaat. 893 pagina's zijn gemigreerd naar het nieuwe CMS, ruim binnen de deadline. De extra tijd die overbleef, is gebruikt om de kwaliteit van content verder te verhogen.
- Proces. De contentmatrix en contentrichtlijnen gaven het project structuur die verder reikt dan de migratie zelf. De richtlijnen blijven bruikbaar voor de organisatie bij toekomstig contentbeheer.
- Samenwerking. De strakke projectcoördinatie gaf Alzheimer Nederland de ruimte om de dagelijkse werkzaamheden te laten doorlopen terwijl de migratie op schema bleef.
